ビジネス文書の書き方
一般的な「ビジネス文書」の書き方を紹介します。ここでいう「ビジネス文書」とは、会社や団体などが、社外や社内に公式に出す文書のことです。
（１）ビジネス文書の形式
（２）ビジネス文書の内容
（３）印刷する場合、特に気をつけること
＜例文＞
（１）ビジネス文書の形式
①【日付】
『発信』の年月日を明記します。
②【文書番号】
文書の内容や種類、宛先など、必要に応じて分類し、番号や記号をつけておくと、保存や管理の際に便利です。
③【宛名】
〇宛先が、会社や団体の場合には『御中』を用います。「（株）」や「Ｋ.Ｋ.」などの略称を用いるのは失礼に当たりま
す。
〇会社や団体の中の個人（役職者）宛ての場合は、社名、役職名、個人名の順に書き、個人名『様』をつけます。
役職名に様をつける（「社長様」「個人名＋社長様」）のは誤り。
〇対象者が複数の場合は、個人名は書かず、『各位』とします。『各位』という言葉自体が敬称なので、さらに
『様』をつけて『各位様』『〇〇様各位』などとするのは誤り。
④【発信者名】
基本的には、会社や団体の責任ある役職者の氏名を明記します。社印や役職者印を捺す場合にはこの位置に
押します。
⑤【用件】
用件がひと目でわかるように標題を付けます。
⑥【本文】
前文、主文、末文の順に簡潔にまとめます。
6-1［前文］
頭語（「拝啓」など）、時候の挨拶、祝福の言葉や感謝の言葉を述べます。
6-2［主文］
前文のあと、『さて』『ところで』等の転語を用いて本題に入ります。
6-3［末文］
『まずは』『とりあえず』等の言葉で内容を取りまとめ、結語（『敬具』など）で終ります。
⑦【担当者名】
担当者名と、問合せ等のための連絡先（電話番号など）を明記します。
【別記】
大切な用件は、本文の下に「記」として、箇条書きにしてまとめます。
（２）ビジネス文書の内容
「ビジネス文書」の目的は、用件を正確、明瞭、簡潔に伝えることです。文章を作成する際に踏まえておくべき点を挙げてみました。
【結論を優先する】
先に結論、趣旨を述べ、次に原因や経過、最後に意見や提言の順でまとめます。標題をつけて、内容がひと目で
わかるようにします。
【簡潔な文章にする】
一つひとつの文章は、短めにし、一読して内容が伝わるようにします。用件が複雑な場合は、箇条書きにするなど
の工夫をします。
【分かりやすい言葉を使う】
略語や専門用語、誤解を招くような言葉は避け、一読して内容が伝わるようにします。
（３）印刷する場合、特に気をつけること
印刷して発信する文書は、多くの人の目に触れることになります。自分で印刷する、もしくは印刷業者に原稿を渡す前に、誤りがないかどうかを確認しましょう。原稿を書き上げたら、必ずもう一度読み返します。
【チェックポイント】
〇誤字や脱字がないか。
〇熟語や慣用句に誤りがないか。
→ 差出人の常識が疑われるだけでなく、受取人に対しても失礼に当たります
〇誰が読んでも意味がわかる表現になっているか。
〇受取人に関わる氏名、社名などの固有名詞や、肩書きに誤りがないか。
→ 相手に不快な思いをさせるだけでなく、双方の関係に重大な悪影響を与える場合もあります
〇日時や場所等に間違いがないか。
〇敬語が適切に使われているか。用法に誤りはないか。
→ 「いただく」「申す」「いたす」「伺う」「参る」などは謙譲語ですから、相手側の行為に対して用いると失礼
に当たります
〇敬称が適切に使われているか。
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